Как построить отдел продаж с нуля: пошаговая инструкция

Для кого эта статья

Шаг 1. Спрогнозируйте продажи

Шаг 2. Продумайте каналы трафика

Шаг 3. Определитесь со структурой

С увеличением трафика и заявок пропорционально должен расти и отдел продаж. Когда менеджеров станет больше 5–10, потребуется РОП — руководитель отдела продаж.

В зависимости от объема заявок структура отдела продаж может быть одно- и двухступенчатой.

Шаг 4. Постройте воронку продаж

Шаг 5. Продумайте мотивацию менеджеров

Чтобы побуждать менеджеров продавать, внедрите KPI отдела продаж и систему мотивации. Чаще всего, мотивация сводится к денежному эквиваленту. По сути, это вознаграждение, которое компания гарантирует сотруднику, если он выполнит план:

Например, менеджер выполнил план. Тогда он получает премию в размере 10% от продаж. Если не выполнил норму — только 3%.

KPI должен состоять из таких показателей воронки продаж, на которые менеджеры могут влиять: время обработки заявки, количество заявок в работе, сумма успешных сделок, число нереализованных сделок. Это необходимо, чтобы сотрудники понимали, как они могут достигать плана.

Шаг 6. Внедрите CRM-систему

CRM-система — это инструмент, без которого сложно представить современный отдел продаж. Она помогает собирать заявки со всех источников сделок в одном месте, хранит информацию о каждом клиенте в удобной карточке и выполняет за менеджеров рутинные задачи, например, формирует квитанции об оплате или напоминает о встрече.

Руководитель всегда может видеть, на каком этапе сделки находится каждый клиент, как заявки движутся по воронке продаж, прослушать записи звонков и отслеживать, сколько заявок в работе у каждого менеджера.

Внедрение CRM-системы начинается с составления воронки и создания полей и заканчивается автоматизацией бизнес-процессов и аналитикой. Чтобы в будущем не пришлось перестраивать систему, лучше доверить внедрение профессионалам. Технические специалисты разберутся в процессах вашей компании и настроят систему, которая будет отражать реальную картину ваших продаж.

Шаг 7. Подключите аналитику и контроль за продажами

Аналитика помогает отслеживать эффективность отдела продаж и находить дыры в системе, которые нужно исправить. Например, такая CRM-система как amoCRM имеет встроенную аналитику. Всего в пару кликов вы можете вывести на экран:

— отчет о текущих сделках: количество неразобранных, текущих и успешно реализованных сделок; число заявок на каждом этапе; продолжительность каждого этапе сделки, средний цикл закрытия сделки;

— отчет о продажах: бюджет сделок и процент конверсии на каждом этапе, среднее время закрытия сделки, а также прогноз продаж на основе текущих данных;

— отчет о клиентах: сегментация клиентов по дате, менеджеру и сумме сделки, чтобы уделять больше времени тем покупателям, которые приносят прибыль;

— отчет по каждому сотруднику: количество новых лидов, заявок в работе и успешно реализованных сделок выбранного менеджера.

Отслеживать неэффективный трафик, увеличивать конверсию с сайта и привлекать больше заявок для отдела продаж можно с помощью сервиса сквозной аналитики Roistat.

Контролировать работу отдела продаж поможет сервис Sensei. С ним менеджеры работают по четким сценариям и не могут по своему желанию закрыть сделку или обрабатывать только те заявки, которые им хочется.

С помощью Sensei руководитель может отслеживать, чтобы все сделки обрабатывались вовремя. Например, можно создать процесс, который будет уведомлять руководителя в телеграм, что заявка не обработана в течение часа.

Шаг 8. Обучите сотрудников

После внедрения KPI и CRM-системы, важно создать систему обучения для сотрудников, чтобы помочь им достигать плана и эффективно использовать сервис.

За помощью всегда можно обратиться к специалистам, которые настраивали CRM-систему. Они научат менеджеров корректно вести сделки, заполнять поля и ставить задачи. А также разработают базу знаний с обучающими материалами конкретно по работе в вашей компании.

Шаг 9. Разберитесь, что мешает продавать

Если после всех предыдущих этапов и налаживания постоянного трафика отдел продаж не выполняет план, разберитесь, что мешает менеджерам продавать.

В первую очередь план должен быть реально выполним. Если же менеджеры успевают обрабатывать нужное количество заявок, но большая часть из них не доходят до оплаты, проанализируйте, какие заявки и почему попадают в нереализованные.

— Неправильно выбранная ЦА. Например, вы зафиксировали, что 50% сделок закрывается по причине высокой стоимости. Если снизить цену, это работать себе в убыток, значит, выбрана не та целевая аудитория.

— Менеджеры не умеют обрабатывать возражения. Если заявки слетают из-за одного и того же отрицательного ответа клиентов, разработайте скрипты. Это заранее подготовленные сценарии разговора, которые помогут продажникам обрабатывать возражения покупателей.

— Сотрудники плохо знают продукт. Если менеджеры не могут ответить на вопросы клиентов о вашем продукте, проведите обучение для сотрудников с итоговой проверкой их знаний о вашем товаре или услуге.

Шаг 10. Разработайте чек-листы контроля

Кроме мотивации сотрудников внедрите чек-листы для контроля их работы. За основу используйте план продаж и аналитику CRM-системы.

В чек-листе для менеджеров можно прописать количество звонков в день, минут разговора, процент успешных сделок и допродаж. Руководитель отдела продаж также прослушивает и оценивает телефонные разговоры с клиентами: как общается менеджер, как быстро реагирует на пропущенный звонок и использует ли регламентированные скрипты.